Kurumsal iş süreçlerinin vazgeçilmez yöntemlerinden biri, iş analizidir. Çoğu departman kendi iş planına göre bir analiz yöntemi belirler. Genel olarak şirketler de iş süreçlerinin doğru uygulamalarla ilerlemesi için iş analizlerine ihtiyaç duyar. Peki yazının başlığında da belirtiğimiz üzere şirketler için olmazsa olmaz iş analizi daha başka neler ifade ediyor? Mesela oldukça elzem olduğu bilinen iş analizleri nasıl hazırlanıyor? Soruların cevabı içeriğimizde. Hadi başlayalım.
İş Analizi Ne Demek?
İş analizinin detaylı açıklamalarına geçmeden önce kavramın biraz derinliklerine inelim. İş analitiği veya analizi olarak ifade edilen kavram ilk kez 1916’da iktisatçı ve mühendis olan Frederick Taylor’un bilimsel yönetim prensiplerini içererek ele alındı. F. Taylor, iş süreçlerinde verimliliği artırmak amacıyla iş analizlerinin yapılması gerektiğini vurgulamıştı. Daha önceki tarihlerde iş analizi kavramına dair birtakım bulguları rastlansa da esas olarak F. Taylor’un yaklaşımı kavramın başlangıç noktası kabul edilir.
Taylor’un da tespit ettiği üzere iş analitiği, bir işletmenin verimliliği ve düzenini ele alan en gerekli yöntemlerden biridir. İş analizi, işletmenin ilgili süreçte nelere ihtiyacını olacağını, hangi bilgi ve veriler ile hareket etmesi gerektiğine dair bir süreç yönetimi etkinliğidir. Genel iş analizleri hazırlanabileceği gibi departmanın işlerine özel analizler de hazırlanabilir. İş analizi süreci, çeşitli analiz yöntemleriyle aktifleşir. Yani bilgi, veri ve ölçümlerin değerlendirilmesi için sıklıkla kullanılan bazı iş analizi yöntemlerinden yararlanılır. Bu yöntemlerin detaylarına iş analizi nasıl yapılır bölümünde göz atacağız. Şimdi iş analizi sürecinin nasıl işlediğine göz atalım.
- Proje veya iş ile ilgili bilgileri açığa çıkarma,
- Bilgileri verilere dönüştürme,
- İş birliği içinde ekip ve departmanlar ile toplantılar düzenlemek,
- Yapılacak işin gerekliliklerini ve planlamaları ortaya çıkarmak,
- Bilgi ve verilerin dosyalanması, raporlanması,
- Toplanan bilgilerin gözden geçirilmesi ve verilerin kontrol edilmesi,
- Organizasyon şeması oluşturmak ve iş planını hazırlama,
- Dosya ve belgelerin toplanması, kayıt altına alınması,
- Toplanan bilgi, veri ve dosyalarının proje yöneticisine veya ilgili departmana sunulması.
Yukarıdaki adımların istenilen şekilde uygulanması için ekip üyelerinin istişare ve planlama yapması gerekir. Ayrıca iş analizinin hangi sebeple yapılacağı sorusunun da cevaplandırılması lazımdır. İki tür iş analizi süreci vardır. Biri işin temelini esas alan süreç, bir diğeri ise çalışanın kendine katması gereken bilgi, beceri ve özellikler hakkındaki insan kaynakları sürecidir. İlgili adımlara geçmeden önce sorulması gereken temel soru da cevaplandırılır: iş analizinin temel amacı nedir?
Bu soru, işin nasıl analiz edilmesi gerektiğini de ortaya koyan bir özellik barındırır. Sorunun cevabını vererek analiz yöntemlerinde odaklanması gereken temel nokta da keşfedilir.
İş Analizi Yapma Nedenleri Nelerdir?
Kavrama yönelik gerekli bilgilere verdiğimize göre iş analizinin neden uygulanmasını gerektiğine de bakalım.
- İş planının uygun bir zeminde uygulanabilir olması için gerçek bilgilere ve verilere ihtiyaç vardır.
- Analiz sürecinde ele alınan çoğu konu, şirketin iş süreçleri hakkındaki bilgi ve fikir verir.
- İşlerin nasıl bir düzende ilerlemesi gerektiğine dair süreç yönetimi adımlarından biri uygulanmış olur.
- İşin gerekliliklerini ortaya çıkarmak için sistematik bir iş sürecine ihtiyaç duyar.
- Bilgi eksikliğinden doğan yanlış plan ve analizlerinin önüne geçmek amacıyla analiz yöntemleri ve iş analizi kullanılır.
Genel olarak planlanan işle, yapılan işin uyumlu olması için iş analizlerine ihtiyaç vardır. Birbirinden farklı iş analizi yöntemleri de farklı iş beklentilerine ve iş gereklerine uygun bir şekilde kullanılır.
İş Analizi Nasıl Yapılır?
İş analizi nasıl yapılır sorusunun genel cevapları olduğu gibi şirketin kendi iş süreçlerine göre farklılaşan cevapları da vardır. Öncelikle iş analizi yapmak için bir önceki bölümde bahsettiğimiz adımların uygulanmasına dikkat etmek gerekir. Söz konusu adımlar, analizden elde edilen bilgi ve verilerden hareketle iş planının uygulanabilir olmasını sağlar. İş analizinin hazırlanmasında ise bazı analiz yöntemleri esas alınır.
En Etkili İş Analizi Yöntemleri
- MOST Analizi
İş planlamasında kullanılan MOST, bir analizin ne şekilde yapılması gerektiğine dair bir nevi brief sunar. MOST analizinde karşımıza çıkan; görev, amaç, strateji ve strateji taktikleri, analizin hedefini ve kapsamını belirginleştirir. MOST analizindeki unsurlar, işletmenin ilgili iş için nasıl bir yol izlemesi gerektiğine dair yol haritasını netleştirir. MOST analizinin uygulamasını ise genellikle iş analistleri veya proje yöneticileri ele alır.
- SWOT Analizi
Kullanım alanı epey geniş olan SWOT analizi, iş süreçlerinin de önemli parçalarından biridir. SWOT analizinin öne çıkan özelliği ise tek taraflı bakış açısına sahip olmamasıdır. Bu analiz yöntemini kullanarak güçlü yönler ortaya çıktığı gibi eksik ve zayıf yönler de ortaya dökülür. Ayrıca SWOT analiz yönteminde, işin tehdit ve fırsatlarına yönelik değerlendirmeler de öngörülebilir.
- Vaka Çalışması
İşi geniş bir bakış açısıyla ve ölçümlerle ele almak gerektiğinde, vaka çalışması sürecin bir parçası hâline gelebilir. Vaka çalışmasıyla hedeflenen şey, analiz bilgi ve verilerine nasıl ulaşılabileceği netleştirmektir. Bu çalışma çerçevesinde ilgili işi ele alacak ekip bir araya gelir. Beyin fırtınası ve ekip çalışması eşliğinde, vakanın yanı işin bilgi, fikir ve analiz kaynakları hakkında derinlemesine değerlendirmeler yapılır. Bu değerlendirmeler sonucunda, problemin asıl odak noktası keşfedilir. Genellikle vaka analizi, STK çalışmaları ve kapsamlı proje konularında uygulanır.
- İhtiyaç Analizi
İş analizi yöntemleri arasında ihtiyaçları masaya yatıran en kapsamlı analizlerden biri, kurumsal ihtiyaç analizidir. Kurumsal ihtiyaç analizinin temel amacı, analize gereksinim duyan işin hangi ihtiyaçlardan doğduğunu ve hangi beklentileri karşılayabileceğini ortaya çıkarmaktır. Kurumsal ihtiyaç analizinde kullanılan yöntemler genel olarak gözlem, iş anketi, iş materyallerinin ve araçlarının incelenmesidir.
- CATWOE Analizi
Etkili iş analizi teknikleri arasında yer verdiğimiz son analiz çeşidi ise CATWOE. Bu analiz, iş sürecinde problemleri ve eksiklikleri analiz etmek için bazı sorular soran bir yöntemdir. Bilindiği üzere başarılı bir şirket, yalnızca iş süreçlerinin nasıl planlanacağı hakkında kafa yormaz. Daima kendini ve pazarı değerlendirerek bugünün ve geleceğin sorunlarına karşı da duyarlı olur.
CATWOE analizi de iş süreçlerinde, kendini ve pazarı değerlendirmek isteyen şirketlerin ilk uygulaması gereken analizler arasındadır. Analiz, açılımı itibariyle müşteri (customer), aktörler (actors), dönüşüm süreci (transformation process), dünya görüş, (world view), (owners) ve çevre kısıtlamaları (environmental constrains) adımlarını içerir. Bu adımlar, ilgili işin aktörlerini ve unsurlarını tanımlama ile tespit etme gereksinimi karşılar. İlgili adımların her birinde, problemler ve problemlerin çözüm yolları keşfedilir.
İş Analizi Sürecinde Dikkate Alınması Gerekenler
Kurumsal bir şirketin analiz ve planlama aşamasına dikkat etmesi beklenir. Bununla birlikte her şirketin bu aşamaya dikkat kesildiğini de söyleyemeyiz. Kurumsal iş analizini uygulamak isteyen bir şirketin ise dikkat etmesi gereken bazı unsurlar söz konusudur. Bu unsurları etraflıca ele aldık.
Öncelikle iş analizinin mutlaka iş planı dahilinde ele alınması gerektiğini söyleyelim. Mevcuttaki bir iş planı taslağı, sürecin daha rahat bir şekilde ele alınmasını sağlar. Analizler, planlara uygun bir şekilde ele alınabileceği gibi analizlerden ortaya çıkan bilgilerle de iş planı hazırlanabilir.
Dikkat edilmesi gereken bir başka adım ise analizin takım çalışması eşliğinde ele alınmasıdır. Çözüm odaklı bir analiz hazırlığı, departmanın beyin fırtınası yapması ve bilgi alışverişinin uygulanması ile mümkündür. Bundan dolayı iş analisti veya proje yöneticisi, ilgili analizin hazırlığını ekibe danışarak yapabilmelidir.
İş analizi nedir, nasıl yapılır sorusunu cevapladık. Başarılı bir iş analizinin arka planındaki unsurlardan birisi de iş planıdır. İşlerin analizini, iş planlaması ile birlikte ele almak isterseniz iş planı nedir adlı yazımıza göz atabilirsiniz.
