Hangi sektörde çalışırsanız çalışın, işlerin belli bir düzen dahilinde işleyebilmesi için çaba göstermeniz gerekir. Bu çabanın göstergelerinden biri ise iş planıdır. Pek çok tanımı yapılan ve aslında herkes tarafından bilinen iş planı kavramı, çok daha geniş ele alınmayı hak ediyor. Peki içeriğimizde yer vereceğimiz iş planı nedir, neden yapılır ve niçin yapılması önerilir? Hadi gelin bu sorular eşliğinde iş planı nasıl hazırlanır konusunun detaylarına geçelim.
İş Planı Bölümleri Nelerdir?
İş planı, günümüzde en çok girişimcilik alanıyla kendini hatırlatıyor. Bunun nedeni ise başarılı bir girişimin çaba ve planlama istemesinde yatıyor. Hemen hemen çoğu meslek de çalışma isteğine ve iş disiplinine bağlı olarak planlama aşaması istiyor. İş planının temel amacı da çalışanın kendi düzenini ayarlaması ve aslında değerlendirmesidir. Planlamanın temelinde de bu vardır. Değerlendirme ve analiz aşaması için yeterli bilgi, veri ve hedefleri bir araya getirmek.
Bireysel bir yöne sahip iş planları, kurumların da gündeminde olan süreç yönetimi aşamalarından biridir. İşletmelerde iş planı, belli başlı adımlardan oluşur. İş planının uygulamasında ise verimli hareket etme ve sonuçların ölçülmesi vardır. Özellikle işletmelerin dikkat ettiği genel iş planı bölümleri ise şu şekildedir:
- Yapılacak İşin Tanımlanması,
- İş Hedeflerinin ve Pazarlama Planının Belirlenmesi,
- İşletme Kurum İçi Hedeflerinin Belirlenmesi,
- Pazarın Analizi ve Pazardaki Stratejileri Belirleme,
- Rakip Analizi,
- Ürün ve Hizmetin Nasıl Sunulacağının Planlanması,
- Finans- Mali Analizin Yapılması,
- Nihai İş Planının Özeti ve Denetimi.
İş planı bölümleri, işin niteliğine bağlı olarak değişebilir-uyarlanabilir özelliktedir. Ayrıca bu bölümler, bireysel iş planına da uygundur. Örneğin, freelance tasarım işleriyle meşgul birini ele alalım. Bu kişi, kendine verilen iş tanımını yani briefi yorumlayarak işe başlar. Daha sonra yapacağı iş için kendi taslağını hazırlar veya öncelikle rakip analizine başlar. İçeriğin nasıl sunulacağına dair fikirler geliştirir ve işverene sunulacak bir bilgi dosyası hazırlar.
İş planı hazırlarken dikkat edilmesi gereken nokta, işletme veya kişinin misyon-vizyon belirlemesidir. Çünkü planlama ve analizlerin başlangıç noktası amaç ve hedeflerdir. Buradan çıkan her bir detay, iş planının istenilen düzeyde sonuç vermesi adına oldukça önemlidir.
İş Planının Faydaları Nelerdir?
İş planının işletmeler için faydası, ilgili iş süreçlerinin gözlemlenebilmesi ve değerlendirmesidir. Bütçeyi, pazarlama faaliyetlerini ve ürün geliştirmenin aşamaları bir bütün olarak ele almak ve sıralamak, işi tüm boyutlarıyla görmeyi sağlar. Bilhassa girişimcilik ve proje çalışmaları için yapılacak ve yapılmaması gerekenleri planlamak gerekir. Kısacası iş planı, bir yol haritası çizer ve her bir adımda bu yol haritasının ne denli karşılığının olduğu görülür. Özellikle riskleri ve fırsatları değerlendirmek için analizlerle beraber planlamalara da ihtiyaç vardır. Yine kişisel iş süreçlerini, bir düzene yerleştirmek için iş planı aşamalarından biri veya birkaçı da uygulanabilir.
4 Adımda Kendi İş Planınızı Hazırlayın
İş organizasyonunu planlamak, bir bütün olarak işletmeler kadar bireyleri de ilgilendirir. İş planı söz konusu olduğunda dakısa bir internet taramasıyla bile planın nasıl hazırlanacağına dair epey bilgi bulabilirsiniz. Biz ise yazımızda bireysel iş planınızı nasıl daha düzenli ve verimli bir şekilde hazırlayabileceğinize yer vereceğiz. Hadi başlayalım.
Geleneksel veya Dijital Not Tutma Yöntemlerini Uygulayın
İş planları, bir bütünün mevcut parçalarını görmek için uygulanır. İşte ilgili bölümleri ve başlıkları bir bütün hâlinde görmek için de not tutmadan yararlanılır. Günümüzde dijital yöntemlerle desteklenen not tutma, geleneksel ajandalarla da kendini gösterir.
Dijital ajanda olarak kullanabileceğiniz Google Keep, Microsoft One Note gibi bilinen uygulamalar dışında takvim özelliği de olan uygulamaları kullanabilirsiniz. Yine tercih edilmesi önerilen ve kişinin çalışma isteğini de artıran geleneksel ajandaları da iş hayatınızın bir parçası hâline getirebilirsiniz. İş planınızı hazırlama aşamasında her bir bölümü ve detayı, notlar aracılığıyla önünüze serebilir ve gerekli-gereksiz aşamaların üstünü çizebilirsiniz.
Analiz Yöntemlerini Kullanın
İşinizi organize etmek için kullanabileceğiniz oldukça fazla ve yararlı analiz yöntemleri vardır. Bunların başında SWOT analizi gelir. Güçlü, zayıf yönler dışında tehdit ve fırsatları da ortaya döken SWOT analizi, iş planlarının en önemli parçalarından biridir. SWOT analizi dışında MOST analizi de oldukça faydalıdır. Özellikle planlamanın strateji ve hedeflerini belirlemek açısından uygulanabilir özelliğe sahiptir.
Bu yöntem, genel olarak görev ve amaçları belirleyerek buna yönelik strateji ve taktikleri değerlendirir. Bir başka iş analiz yöntemi ise iş modeli analizidir. Bu model de iş tanımının geliştirilmesi, iş süreçlerindeki politikaların belirlenmesi ve müşteri ilişkilerinin seyri gibi aşamaları ele alır.
Kişisel iş planında bu yöntemleri uygularken işin niteliğine göre bir plan hazırlanabilir. Örneğin, bir proje ekibinde yer alıyorsanız kendi departmanınızın özelinde bu analizleri uygulayabilirsiniz. Yine işe özel olarak daha dar ölçekli kendi analiz yöntemlerinizi de iş sürecine dahil edebilirsiniz. Mesela rakip ve pazar analizi, işe yönelik bilginin elde edilmesine yönelik en doğru kaynaklardan biridir.
Kişisel Beyin Fırtınası Yöntemini Deneyin
İş planı gibi beyin fırtınası da bireysel kullanıma uygun bir nitelik taşır. Kişisel beyin fırtınası yöntemi, işin odağını belirlemek ve bu iş için adımların nasıl planlanabileceğine dair çağrışımları ortaya çıkarmak için yapılır. Beyin fırtınası eşliğinde, aklınıza gelen farklı iş süreçlerini ve fikirlerini ele alabilirsiniz. Yine tersine beyin fırtınası uygulayarak da en kötüsü ne olabilir sorusundan hareket edebilirsiniz. Ayrıca iş planını hazırlarken özellikle -girişimcilik projelerinde- yer aldığınız ekiple de beyin fırtınasını aktifleştirebilirsiniz.
Günlük veya Haftalık Çalışma Listeleri Hazırlayın
Kişisel iş planı hazırlamanın en verimli sonuçlarından biri, yaptığınız işleri görebilmenizdir. Günlük, haftalık veya aylık olarak hazırlanan iş planları, nereden nereye sorusunun da cevaplarının barındırır. Hazırlanan iş hedeflerini veya planlarını en iyi not bilgi saklama uygulamalarından biri olan Excel’e yazabilirsiniz. Excel’in alternatifi ve mobil uyumlu Google E-Tabloları da kullanabilirsiniz.
İş planı nedir, nasıl hazırlanır sorusuna yanıt verdik. Verimli ve ideal bir iş sürecinde, planların ayrıntılı ve ekip dahilinde ele alınması gerekir. Bununla birlikte yukarıda listelediğimiz adımlarla da kendi iş sürecinizi planlayabilirsiniz. Unutmamak gerekir ki işin iş olduğu gerçeği söz konusu olduğunda, verimlilik de stresi ve zamanı yönetebilmekten geçer.
