Zamanı yönetememekten şikayetçi olan çoğu kişi, zaman tüketicilerin farkında olmadan planlama ve program hazırlıyorlar. Oysa zaman yönetimi ve zaman planlaması, öncelikle kendi kişisel değerlendirmenizi yapmanızla başlar. Zamanı verimli kullanmak söz konusu olduğunda sizi zorlayan etkenler nelerdir ve hangi durumlarda zamanı yönetememekten şikayetçi olursunuz? Zaman yönetiminin önündeki en büyük engellerden biri olan zaman tuzakları konusunu ele alarak bu soruları yanıtlayacağız.
Zamanı Doğru Kullanmak İçin Neler Yapılabilir?
İster iş hayatı ister eğitim, isterse kişisel hayat için olsun, zamanı iyi kullanmak pek çok mesele için gerekli bir kavramdır. Zaman yönetimi ise zamanı planlayarak hedeflere uygun bir süreç oluşturmayı kapsar. Zamanı verimli kullanma konusunda yapılan hatalar ise çalışma hedeflerini ve planlarını altüst eder. Özellikle iş hayatında farkında olmadan zamanınızı tüketen ve bir diğer işe geçmenizi önleyen zaman tuzakları keşfedilmeden zaman yönetimi de fayda getirmez. Peki zaman tuzakları tam olarak neyi ifade eder?
Zaman tuzakları, etkin ve verimli zaman yönetiminin baş engelleyicileridir. Kişinin kendi psiko-sosyal durumuna ve çalışma düzenine göre değişebilen zaman tuzakları, yapılacak işe başlayamamanın de önündeki engeldir. Özellikle kişiden kaynaklanan zaman tuzakları, vaktin değerlendirememesi ve sık erteleme alışkanlığının kazanılması gibi durumlara neden olabilir. Zaman tuzaklarının farkına varıp zaman yönetimini öne çıkarmak için ise kendinizi ölçüp değerlendirmelisiniz.
Değerlendirme aşamasında aşağıdaki soruları kendinize sorabilirsiniz:
- Zamanımı En Çok Alan İşler Hangileri?
- Hangi İşleri Ertelemeye Meyilliyim?
- Zamanı Verimli Kullanmak Konusunda Öncelikleri Sıralıyorum mu?
- Bulunduğum Ortam, Çalıştığım İşleri Etkiliyor mu?
- Aynı Anda Birden Fazla İş Yapıyor muyum?
- Boş Zamanım Var mı?
Zaman yönetimini uygulamadan önce sorulacağınız sorularla; motivasyon, hedef odaklı çalışma, verimlilik ve psikolojik durumunuz hakkında bilgi sahibi olabilirsiniz. Kendinizi değerlendirdikçe zamanınızı kimin, neyin yediğini ve sizin bu durumdan nasıl etkilendiğinizi de anlamış oluyorsunuz. Şimdi gelin hem kişisel özelliklerden hem de dış çevreden kaynaklı en çok zarar getiren zaman tuzaklarına bir göz atalım.
Kararsızlık
Kişilik özelliklerinden kaynaklanan zaman tuzaklarının biri karar verememe ve karar verme süresinin uzamasıdır. Kararsızlık, hemen hemen herkesin yaşadığı bir durum olsa da bunun kronikleşerek her şeyde geçerlilik kazanması iyi sonuçlar doğurmaz. Kararsızlık durumunun yarattığı belirsizlik ve stres de zaman planlaması hazırlamanın önündeki engellerdendir.
Zamanında verilemeyen kararlar, bir yumak hâline gelir ve diğer işlerin yapılmasına da engel olur. Öncelikle de zihni meşgul eder. Kararsızlık durumun engellenmesi ise planlara geçme ve mantıklı karar verme aşamasına geçmeyi destekler.
Hayır Diyememek
Hayır diyememe, zaman kaybına neden olmakla birlikte kişinin ruh sağlığını da olumsuz etkiler. Boş zaman yaratamama nedenlerinden biri olan hayır diyememek, zaman yaratmayı engellerken kişinin bulunmak istemediği ortam ve kişilerle buluşmasına da yol açar. Peki hayır diyememek nasıl engellenir?
Hayır diyememenin ana nedenlerinden biri, aşırı hassas yapılı olmaktır. Bu özelliğe sahip insanlar, fazla empati ve aşırı düşünme neticesinde, karşılarındaki kişilere hayır demekten çekinirler. Bu kişilik özelliğinin temelinde ise düşünce hatalarına fazla zaman harcayan bir ruh hâli geliyor. Otomatikleşen düşüncelerinin gerçek olmayacağını keşfetmek ve hayır demenin reddetmek olmadığını bilmek, bir nebze de olsa kişinin ruh sağlığına olumlu etki sunabilir. Hayır diyememeye çözüm bulmayan biri ise iş hayatında çok daha zorlanacaktır.
Çünkü hayır diyememenin yaratacağı iş yükünü kabul etme ve işin içinden çıkamama durumu, zaman kaybına da direkt etki edecektir. Bundan ötürü kararsızlık gibi hayır diyememenin de zaman tuzaklarından biri olduğunu fark etmek gerekir.
Çok Çalışmanın Verimlilik Getireceği Varsayımı
Sıra işletmelerde sık tekrarlanan zaman tuzaklarından birine geldi. İş yükünün fazlalığı sebebiyle mesai saatlerinin de uzaması gerektiği varsayımı; verimliliğin, çok çalışma ile doğru olmayan ilişkisinden ötürüdür. Oysa verimliliğin en büyük kaynaklarından biri, motivasyondur; fakat çok çalışmanın yaratacağı tükenmişlik ve yorulma hissi motivasyonun da içten içe çürümesine sebep olur.
Çok çalışmanın yarattığı, fazla iş yükünü üstlenme ve işler arasında gidip gelme, zaman plansızlığını da ortaya çıkarır. İşletmelerde yaygınlaşan bu durumun sonucunda kendini verimsiz ve yorgun hisseden çalışanlar ile karşı karşıya kalınır. Çok çalışmanın yarattığı yoğun ve esnek mesai saatlerini önleyecek kişiler ise işverenler ve kamu yetkilileridir.
Gündeme Sahip Olmayan Toplantılar
İşletmelerinde rastlanan bir diğer zaman tuzağı ise gündemsiz, plansız ve sonucunda da verimsiz toplantılarının yapılmasıdır. Hem yöneticileri hem de çalışanları olumsuz etkileyebilen gündemsiz toplantılar, kişilerin zamanını alıp götürürken bir diğer işin nasıl yapılacağının da belirsiz kalmasına yol açar.
Oysa bu durumun kaçınmak için uygulanacak şey oldukça basittir. Öncelik sıralamasına uygun olarak tek tek departmanlar özelinde, belli bir konuya sahip toplantılar önceden planlanabilir. Zaman yönetimi kapsamında öncelikli konular sıralanabilir ve çalışanların da görüşü alınarak uygun bir zaman aralığına toplantı ayarlanır. Ayrıca yine toplantının gereksiz yere uzaması gibi durumların da farkında olarak toplantı yönetimini uygulamak gerekecektir. Yine toplantıya gerek olup olmadığı da işletmeler enine boyuna düşünmeli ve gereksiz bir zaman kaybını önlemelidirler.
Yetki Verememek
İşletme yöneten yöneticilerde görülen kararsızlığa da yetki devredememe adını verebiliriz. İlgili süreçlerde karar verme ve çalışanları yönlendirme ile sorumlu olan yöneticiler, yetki devrederek mevcut işin tamamlanmasını sağlarlar. Ayrıca yetki devreden yöneticiler, çalışan motivasyonu ve verimliliği konusunda da personeli desteklemiş olur. Yetkinin devredilememesi veya ertelenmesi ise yapılması gereken işlerin yapılmamasına ve daha sonra o işlerin birikip stres yaratmasına sebep olur.
Kişisel Hedeflerin Olmaması-Belirsizliği
Kişisel hedeflerin belirsiz olması ya da hiç olmaması, hedef odaklı ilerlemenin getirdiği başarıdan ve planlardan da uzak olmayı getirebilir. Hem kişisel hayatta hem de iş hayatında belli hedeflerin olması, planlı ve programlı ilerlemenizi destek sunar. Her zaman hedefleri gerçekleştirmek mümkün olmasa da zamanı etkili kullanmak için planlara dayanan hedefler, motivasyon ve verimlilik konusunda da sizi yardımcı olacaktır. Ayrıca hedeflerinizin olması, öz disiplin kabiliyetinizi geliştirme konusunda sizi yüreklendirecektir. Yine belli bir hedefi olan kişiler, erteleme gibi en yıkıcı zaman tuzaklarından birine de kolay kolay kapılmamış olacaklardır.
Zaman yönetimine engel olan zaman tuzaklarını konu edindik. Eğer zaman planlaması konusunda kendi yolunuzu henüz çizemediyseniz zaman yönetimi konusunda uygulanabilir bilgilere sahip olarak adım adım bir plan yaratabilirsiniz.
