İşe kabul edildiğinizde öncelikle yanıtlanması gereken tek bir soru vardır: İşe giriş evrakları nelerdir? Hem çalışan hem de işveren için işe giriş evraklarının toplanması kritik önem taşır. Sizler için ilk işe girişte istenen belgeler hangileri sorusunu yanıtladık ve bu evrakları nasıl elde edeceğinize, evrakların hangi amaçla nasıl saklanacağına değindik.
İşe başlamak için gerekli evraklar hakkında detaylara değinmeden önce özlük dosyası nedir sorusunu yanıtlamalıyız. 4857 Sayılı İş Kanunu’nun 75.Maddesi gereğince işverenler işçiye ait olan belgeleri saklamakla yükümlüdür. Özlük dosyası, işe giriş belgeleri ve çalışana dair diğer belgeleri içerir. Personel özlük dosyalarının içinde saklanmak üzere işe girişlerde istenen belgeler hem işveren hem işçi için önemlidir.
İşe Girişte İstenen Belgeler Nelerdir?
İnsan kaynakları birimi veya yönetici ile gerçekleştirilen mülakat sürecinin sonunda aday için olumlu dönüş yapıldığında resmi prosedürlerin yerine getirilmesi gerekir. Bunların başında SGK işe giriş belgeleri şeklinde genel bir ifadeyle bahsedilen resmi evrakların toplanması gelir. Personel özlük dosyalarının içinde bulunması gerekli evraklar şirket politikalarına ve işin niteliğine göre değişmekle birlikte genel olarak şunlardır:
- Kimlik Fotokopisi
İşe giriş evrak listesi içinde en kritik belge şüphesiz kimlik fotokopisidir. Bu noktada kimliğin eski tip veya yeni çipli kimlik olması önemli olmasa da güvenli olması, pasaport yerine geçmesi gibi avantajları nedeniyle yeni kimlikleri kullanmanızı öneririz.
- Nüfus Kayıt Örneği
İşe yeni başlayacak kişilerden nüfus kayıt örneği de istenebilir. Bu evrakı Nüfus Müdürlükleri’ne bizzat başvurup alabileceğiniz gibi zaman kaybetmeden e-devlet üzerinden de alabilirsiniz.
- İkametgâh Belgesi
Yeni bir işe başlarken temin edilmesi gerekli evraklardan biri de ikametgâh belgesidir. Önceleri muhtarlıklardan veya nüfus müdürlüklerinden alınan bu belgeyi e-devlet üzerinden dakikalar içinde alabilirsiniz. Adres değişikliğini de e-devlet kapısından yapabilirsiniz.
- Diploma Fotokopisi
Diploma fotokopisi her iş yerinin istediği bir belge değildir; fakat kurumsal şirketlerde özellikle belirli pozisyonlarda işe girişte noter onaylı diploma örneği istenebilir. Üniversite mezuniyet belgesi ve lise mezuniyet belgesini de e-devlet üzerinden alabilirsiniz. Lise mezuniyet yılınız 2008 yılından önceyse İl Milli Eğitim Müdürlüğü veya okuldan temin etmeniz gerekir.
- İşe Giriş Sağlık Raporu
İşveren işçiden özellikle de sağlık raporu isteyebilir. 6331 Sayılı Kanunun 15. Maddesi gereğince, iş yerinde çalışan sayısı 50’den fazlaysa sağlık raporunun iş yeri hekimi tarafından verilmesi gereklidir. Çalışan sayısının 50’den az olduğu iş yerleri için sağlık raporunu aile hekiminden veya devlet hastanelerinden almak mümkündür. Sağlık raporu için başvuruda bulunmadan önce e-devlet kapısı üzerinden form doldurmalısınız.
İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu kapsamında tehlikeli veya çok tehlikeli olarak sınıflandırılmış işler için iş yeri hekimi onayı zorunludur. Sağlık raporu geçerlilik süresi 6 ay ile 1 yıl arasında değişir. İş yeri hekimi tarafından verilen sağlık raporunun süresi tehlike sınıfına göre 3 yıla kadar uzayabilir.
- Kan Grubu Kartı
Kan grubu kartını aile hekimlerinden, yani bağlı bulunduğunuz Aile Sağlığı Merkezi’nden veya devlet hastanelerinden alabilirsiniz. Kartınızı özel hastane ve tıp merkezlerinden veya Kızılay’dan daha kısa sürede temin edebilirsiniz.
- Adli Sicil Kaydı
İşe giriş için gerekli evraklar arasında en kritik öneme sahip evraklardan biri de adli sicil kaydıdır. Adli sicil kaydını, e-devlet üzerinden ücretsiz ve saniyeler içinde alabilirsiniz.
- Vesikalık fotoğraf
Sigortalı işe giriş için 2 adet vesikalık fotoğraf istenir. Fotoğrafın güncel olması (son 6 ay) gerekir. Biyometrik türdeki fotoğraflar yüz hatlarını ortaya koyar. Bu nedenle Biyometrik fotoğraf da tercih edebilirsiniz.
- Aile Durum Belgesi
Asgari geçim indirimi (AGİ) için gereken aile durum belgesini e-devlet üzerinden indirerek çıktısını alabilirsiniz.
- Askerlik Durum Belgesi
Askerlik durum belgesi, erkek personellerden işe giriş için istenen belgelerden biridir. Bu belge, kişinin tecili varsa bu tecilin hangi tarihler arasında olduğunu gösterir. Askerlik durum belgesini de e-devlet üzerinden temin edebilirsiniz.
İşe girişte işin niteliğine göre ehliyet belgesi gibi evraklar da istenebilir. İş Kanunu’ndaki “Fazla saatlerle çalışmak için işçinin onayının alınması gerekir” hükmü kapsamında fazla mesai onay formu da imzalatılması; bir araç veya gerecin zimmetlenmesi gerekiyorsa zimmet belgesi ile imza alınması da mümkündür. Vardiyalı sistem uygulanıyorsa posta çizelgesi de onaylatılabilir.
Sigortalı İşe Giriş Bildirgesi Nedir, Nasıl Alınır?
Sigortalı işe giriş bildirgesi, işverenin sorumluğundaki bir belgedir. Bu belge olmadan kişilerin işe başlatılması mümkün değildir. 5510 sayılı kanun kapsamında işe giriş belgesinin, personelin işe başlayacağı tarihten en geç bir gün öncesine kadar Sosyal Güvenlik Kurumu’na iletilmesi gerekir. Aksi halde işverene para cezası verilir.
SGK İşe Giriş Bildirgesi süresi istisnaları şöyledir:
- Başlangıç günü Pazartesi olacaksa bildirgenin en geç Pazartesi günü 23:59’a kadar verilmesi gereklidir.
- Başlangıç günü Pazar olacaksa bildirgenin en geç Pazartesi günü 23:59’a kadar verilmesi gereklidir.
- Sektör inşaat, balıkçılık, tarım ya da hayvancılık işleri ise, personelin Cumartesi günü işe başlayacak olması halinde bildirgenin en geç Pazartesi günü 23:59’a kadar verilmesi gereklidir.
Personel olarak SGK hizmet dökümünü Sosyal Güvenlik Kurumu’na giderek veya şirketin insan kaynakları ya da muhasebe biriminden alabilirsiniz. En kolay yol ise e-devlet üzerinden almaktır.
Özetle;
İşe giriş evrakları nelerdir öğrenmek isteyenler için yazdık. İşe yeni başlayacaksanız bahsettiğimiz ipuçlarına göre işe giriş için gerekli belgeleri temin edebilirsiniz. İşe alım sürecini yöneten tarafsanız da sürecin hızlı, pratik ve güvenilir biçimde ilerleyebilmesi için hiçbir detayı atlamamalısınız. İşe alım dâhil tüm insan kaynakları süreçlerine ilişkin kapsamlı bilgi edinmek için insan kaynakları eğitimi alabilirsiniz.
